Союз радиолюбителей России рекомендует радиолюбителям, не имеющим действующего Свидетельства об образовании позывного сигнала, при обращении в ФГУП "ГРЧЦ" прикладывать к заявке копию документа, выданного радиочастотной службой, на основании которого производилась регистрация РЭС. Таким образом, радиолюбители, не получившие вовремя Свидетельство об образовании позывного сигнала, могут обратиться в Филиал ФГУП "РЧЦ" своего региона за копией Ведомости учёта РЭС и позывных сигналов. Скан копии Ведомости учёта РЭС и позывных сигналов нужно отправить  в ФГУП "ГРЧЦ" электронной почтой вместе со сканом заявки. Срок действия Ведомости учёта РЭС и позывных сигналов – до окончания срока действия Свидетельства о регистрации РЭС, выданного на основании Ведомости учёта РЭС и позывных сигналов. Если Ведомость учёта РЭС и позывных сигналов не сохранилась, то нужно сдавать экзамен. При этом никакие Ведомости учёта РЭС и позывных сигналов и Свидетельства о регистрации РЭС не дают радиооператору право использовать любительскую радиостанцию. Использование любительской радиостанции без действующего Свидетельства об образовании позывного сигнала влечёт за собой административную ответственность в установленном порядке.